5 sposobów na obniżenie kosztów i oszczędność czasu w firmie logistycznej

Czy masz problem ze znalezieniem sposobu na przyspieszenie rozwoju swojej firmy logistycznej? Nadal szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci obniżyć koszty i zaoszczędzić czas w codziennym zarządzaniu łańcuchem dostaw? Nie jesteś sam! Poznaj pięć obszarów, w których możesz pozbyć się starych nawyków, odzyskać swój cenny czas i znaleźć Świętego Graala redukcji kosztów.

Żyjemy w czasach, w których niemal każda branża musi zmierzyć się z cyfryzacją i poprawić swoją wydajność poprzez wdrożenie tej technologii. Nie inaczej jest w przypadku logistyki i łańcucha dostaw.

Biorąc pod uwagę eksplozję handlu elektronicznego, globalne przychody z transportu i logistyki (T&L) szacowane na 5,1 biliona dolarów oraz wiele nowych procesów biznesowych, branża ta zbliża się do rewolucyjnej zmiany technologicznej.

Istnieje jednak cała armia małych i średnich firm logistycznych, które wciąż mają wiele do nadrobienia.

Toną one w bagnie arkuszy kalkulacyjnych i papierkowej roboty, wciąż tracąc znaczną ilość czasu i pieniędzy na ręczną, powtarzalną pracę.

Jeśli więc jesteś menedżerem biznesowym w firmie logistycznej, który chce wrócić na właściwą drogę, przyjrzyj się bliżej pięciu obszarom, w których możesz poprawić swoje wyniki.

Przejdźmy do konkretów:

1.   Wolna przestrzeń ładunkowa i zarządzanie pojazdami – sprytne planowanie

Pierwszy pomysł dotyczy jak największej efektywności pracy kierowców ciężarówek. Jako menedżer odpowiedzialny za koordynację całej grupy musisz optymalizować trasy przejazdów swoich kierowców pod kątem pogody, ruchu drogowego i ewentualnych wypadków.

Stawką jest tu czas dostawy. Ulewny deszcz, burza, śnieżyca? Wiesz o tym aż za dobrze – złe warunki pogodowe mogą co najmniej spowolnić kierowcę. W najgorszym wypadku może to w ogóle uniemożliwić dostawę. To samo dotyczy korków ulicznych lub wypadków samochodowych.

Ale to nie wszystko:

Stałe monitorowanie giełd ładunków

Stałe monitorowanie tego, co dzieje się na giełdach transportowych, wymaga dużo ręcznej pracy (i czasu). Biorąc pod uwagę kilku poważnych graczy w branży T&L i ich intensywną działalność transportową, trudno jest być zawsze na bieżąco.

Problem polega na tym, że pracownicy odpowiedzialni za sprawdzanie ładunków na platformach giełdowych oraz wolnych przestrzeni ładunkowych w pojazdach firmy nie są w stanie fizycznie monitorować sytuacji i reagować w czasie rzeczywistym, gdy coś się pojawi.

Rozwiązanie

Tak, pozwolenie, aby technologia zajęła się obowiązkami, których Ty i Twoi pracownicy i tak nie jesteście w stanie wykonać, to jedyny sposób, aby poradzić sobie zarówno z koordynacją tras ciężarówek, jak i ze sprawnym reagowaniem na wszelkie zmiany na giełdach transportowych.

Wszystko to kryje się w magicznym słowie: automatyzacja. Dzięki oprogramowaniu logistycznemu Hublockmożna zautomatyzować procesy logistyczne. 

W kwestii zarządzania pojazdami i zapasami: system policzy, ile wolnej przestrzeni ładunkowej będzie znajdować się w każdym pojeździe i jakie ładunki kierowcy mogą zbierać po drodze.

Co więcej, to oprogramowanie do zarządzania logistyką można zintegrować się z giełdami transportowymi, dzięki czemu będzie ono automatycznie monitorować wszelkie nowe możliwości przewozu towarów. Ma to sens, ponieważ dzięki wcześniejszemu ustawieniu pewnych parametrów system pozwoli Ci na bieżąco kontrolować sytuację i odpowiednio reagować, nawet wtedy, gdy Twój kierowca już wyruszy w trasę.

Przykład

Wyobraźmy sobie taki scenariusz. Twój pojazd jedzie z punktu A do miejsca docelowego C przez punkt pośredni – B. W miejscu „B” trwa jednak rozładunek części ładunku. Stąd wolna przestrzeń ładunkowa w pojeździe jadącym z punktu B do C. 

Dlaczego miałoby się to zmarnować?

Pomyśl o tym – znasz trasę swojego pojazdu, zanim go wyślesz. Wystarczy, że ustawisz parametry w platformie logistycznej Hublock, aby system wyszukał wolny ładunek na trasie z punktu B do punktu C. 

Można nawet wyznaczyć okrąg wokół trasy, o rozsądnym promieniu kilku kilometrów – aby nie spalić zbyt wiele benzyny i czasu kierowcy. W ten sposób, nawet jeśli w punktach B1 i B2 są jakieś paczki do odebrania, a kierowca musiałby zboczyć z trasy, to i tak byłoby to bardziej praktyczne niż kontynuowanie jazdy z w połowie pustą ciężarówką.

Jeśli jednak pozostałbyś przy starych nawykach, nie korzystając z oprogramowania logistycznego:

– pozwalasz kierowcom jeździć z pustym przebiegiem,

– tracisz możliwość przesyłania informacji o ładunkach w czasie rzeczywistym,

– wysyłasz inny pojazdu (lub pojazdy) po ładunek, który powinien być odebrany przez pierwszego kierowcę.

W ten sposób marnujesz czas, pieniądze i zasoby.

2.   Rodzaje pojazdów a wielkość i ilość ładunku – Właściwy dobór samochodów

Ten realistyczny problem łańcucha dostaw powraca wielokrotnie. Sprowadza się on do tego, że do odbioru niewłaściwych przesyłek wysyłane są niewłaściwe samochody.

Mówiąc dokładniej, jeśli wysłałeś mały samochód, a okazało się, że przesyłką jest … fortepian (OK, może „tylko” mebel), musiałbyś wysłać inny (większy) samochód, aby go odebrać i dostarczyć. 

Pierwszy samochód musiałby wrócić z zerową liczbą paczek, ale Ty i tak musiałbyś zapłacić za benzynę i czas kierowcy.

Albo na odwrót. Duża ciężarówka pojechałaby po kilka raczej małych ładunków, pozostawiając większość przestrzeni ładunkowej absurdalnie pustą. 

Jak ją zoptymalizować, aby obniżyć koszty transportu?

Rozwiązanie

Podobnie jak poprzednio, jeśli chcesz uchronić swoją firmę przed niepotrzebną stratą czasu i pieniędzy, oprogramowanie logistyczne Hublock powinno być Twoją bronią.

Platforma ta umożliwi Ci stworzenie automatycznego narzędzia, które będzie analizować ilość i wielkość zamówień składanych w danym regionie. System automatycznie wyśle odpowiedniej wielkości pojazd, który odbierze dany ładunek.

W ten sposób wyeliminujesz ewentualne konflikty między klientem a kierowcą:

Przykład

Włącz ponownie wyobraźnię. Robisz to w stary sposób. Twój dyspozytor wysyła zbyt mały samochód, ponieważ nie wie, co dokładnie czeka na zabranie i dostarczenie. Kiedy Twój kierowca pojawia się w punkcie odbioru, okazuje się, że nie jest w stanie załadować wszystkich przedmiotów na swój pojazd.

Klient jest wściekły, kierowca sfrustrowany i trudno ich za to winić. Musisz wysłać kolejną ciężarówkę, aby zajęła się resztą ładunku, ale znów narusza to Twój budżet.

3.   Wyeliminowanie odręcznej i powtarzalnej pracy 

Spójrzmy prawdzie w oczy – większość zadań wykonywanych przez Twoich pracowników jest powtarzalna, czasochłonna i wykonywana przy użyciu:

Pracy odręcznej

Pozwalanie zespołowi Twojej firmy na pracę odręczną jest bardzo dalekie od opłacalności. Pracownicy operacyjni tracą zbyt wiele czasu na sprawdzanie statusu przesyłek lub wpisywanie danych, które ktoś inny już dostarczył. Brak przejrzystego dostępu do informacji skutkuje brakiem sprawnej komunikacji między użytkownikami. 

Na szczęście automatyzacja procesów pomoże wszystkim logistykom znaleźć się po tej samej stronie. 

Przeciążenie zadaniami

Niestety, pracownicy zatrudnieni w firmach T&L są zasypywani pracą. Ponieważ w firmach tych brakuje personelu operacyjnego i kierowców, pozostali pracownicy są zasypywani dodatkowymi zadaniami.

Nie jest zaskoczeniem, że zbyt wiele rzeczy do zrobienia oznacza słabą wydajność pracy:

Pracownicy zapominają i popełniają błędy

Mając setki innych obowiązków, nie można ich za to winić. Będą zapominać o zadaniach, które są istotne z punktu widzenia zarządzania łańcuchem dostaw. Będą również popełniać błędy, ponieważ są tylko ludźmi i przy zbyt wielu zadaniach nie da się tego zmienić.

Ale te błędy będą miały wpływ na relacje między pracownikami, a także między firmą a klientami. Nieporozumienia i konflikty są tylko kwestią czasu.

Monitoring 24/7 jest kosztowny i podatny na zagrożenia

Powszechną praktyką jest wykonywanie przewozów w nocy. Wizja mniejszego ruchu na drogach zachęca firmy logistyczne do wysyłania swoich pojazdów, gdy reszta świata zasypia.

Jest to słuszne, ALE nocne dostawy mają istotną wadę – proces ten jest poza kontrolą. Całodobowy monitoring prowadzony przez pracowników operacyjnych mógłby załatwić sprawę, ale utrzymywanie pracowników w gotowości przez całą noc jest kosztowne (i trudne do zorganizowania).

Pozwól, że opowiem tu trochę o logistyce:

W nocy z magazynu firmy kurierskiej na północy kraju wyjeżdża furgonetka wypełniona paczkami. Jest to transport liniowy, więc kierowca jedzie prosto do centralnej sortowni znajdującej się w stolicy. 

Wczesnym rankiem samochód dostawczy powinien zostać rozładowany, a paczki posortowane i załadowane na inne pojazdy w celu wysłania ich do miejsc przeznaczenia. W ciągu jednego dnia na paczki będzie czekało ponad 40 adresatów. Wigilia już za rogiem, więc większość ładunku dotyczy prezentów świątecznych. 

Sporo oczekiwań i obowiązków.

Co się wtedy dzieje? W środku nocy pada silnik w samochodzie dostawczym. Firma nie ma oprogramowania logistycznego ani systemu komunikacji, a pracownik operacyjny przychodzi do pracy rano. Kiedy w końcu dociera do biura, sytuacja robi się gorączkowa. Nie jest w stanie powiadomić wszystkich odbiorców paczek, które wciąż znajdują się w samochodzie. A ta furgonetka jest… na odludziu i czeka na pomoc drogową.

To będzie długi dzień wypełniony wściekłymi telefonami z centralnej sortowni i wściekłymi klientami, którzy stracą głowę (#Święta).

Rozwiązanie

Tego koszmaru można całkowicie uniknąć. Gdyby firma ta posiadała oprogramowanie do zarządzania logistyką, z możliwością konfigurowania automatycznych działań, system pozwoliłby pracownikowi zareagować na czas.

Dzięki oprogramowaniu logistycznemu Hublock pracownik ten mógłby przede wszystkim określić, o której godzinie jego transport liniowy powinien dotrzeć do centralnej sortowni. Gdyby samochód dostawczy się spóźniał, automat wysyłałaby e-maile, SMS-y lub wiadomości głosowe do wszystkich stron: nadawców, odbiorców i pracowników centrali.

4.   Dostęp do danych w czasie rzeczywistym i analiza danych

Transport to nie tylko dostarczanie przesyłek z punktu A do punktu B. Usługi logistyczne i transportowe generują wiele informacji. Aby zarządzać firmą logistyczną jak profesjonalista, trzeba mieć dostęp do danych.

Gromadzenie informacji na każdym etapie procesu transportowego ma kluczowe znaczenie, niezależnie od tego, jak wiele podmiotów bierze w nim udział. Uzyskanie dostępu do tego rodzaju danych jest niezwykle ważne dla każdego klienta firmy T&L. Bez analizy tych danych nie byliby oni w stanie zarządzać swoimi procesami i optymalizować ich.

Tak więc firma logistyczna ma obowiązek nie tylko dostarczać towary na czas, ale także zapewniać klientom wszelkie informacje o wszystkim, co dzieje się podczas transportu.

A właśnie analiza danych i zarządzanie nimi pomoże Ci w bardziej efektywnym wykorzystaniu Twoich zasobów – samochodów, personelu i zarządzania zapasami. A kiedy wykorzystasz te zasoby w inteligentny sposób – zmniejszysz koszty i czas realizacji dostaw.

Łatwy dostęp do danych = szybki czas reakcji

Gdy masz dane bezpośrednio przed oczami, zyskujesz szansę na szybką reakcję. 

Spójrzmy prawdzie w oczy – lepsze są złe wieści niż ich brak. Jak już wspomnieliśmy, w branży logistycznej mamy do czynienia z ryzykiem zewnętrznym, takim jak zła pogoda, blokady dróg, duży ruch czy awarie samochodów.

Czy nam się to podoba, czy nie – wszystkie te nieprzewidziane zdarzenia mają negatywny wpływ na czas dostawy.

Dobra wiadomość jest taka, że można temu zaradzić. Właściwe zarządzanie sytuacją kryzysową jest kluczowe dla każdej ze stron – nadawcy, firmy logistycznej i odbiorcy, który czeka na swoją przesyłkę. Jeśli wszyscy otrzymają informacje, gdy tylko wydarzy się coś strasznego, czas na reakcję w czasie rzeczywistym. 

Najgorszy scenariusz? Brak jakichkolwiek informacji. Wyobraźmy sobie fabrykę, która regularnie zamawia pewne komponenty, aby utrzymać ciągłość produkcji. Jeśli nie otrzyma ich na czas, będzie musiała liczyć się z kosztownymi opóźnieniami. Jeśli jednak otrzyma wiadomość o opóźnieniu, może zminimalizować straty, zamawiając wcześniej części na zapas.

Rozwiązanie

Digitalizacja procesu. Gdybyś posiadał oprogramowanie logistyczne wyposażone w narzędzie do monitorowania 24/7, wniósłbyś fantastyczną wartość do swoich relacji biznesowych. 

Takie rozwiązanie to coś znacznie więcej niż tylko wewnętrzny system zarządzania. To platforma udostępniania danych, do której dostęp będą mieli także Twoi klienci.  Oznacza to, że mogą oni sami monitorować sytuację, co przekłada się na ich komfort i zaufanie do Twojej marki.

W ramach platformy Hublock Ty i Twój klient będziecie mieli możliwość tworzenia spersonalizowanych procesów automatyzacji, dostosowanych do potrzeb Twojego klienta, co pozwoli mu podejmować właściwe decyzje we właściwym czasie.

5.   Współdzielenie danych w czasie rzeczywistym niezależnie od używanego systemu informatycznego

Podstawowym problemem w branży logistycznej jest nieprawidłowa komunikacja i wymiana danych pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw. 

Łańcuch dostaw? Cóż, nazwa mówi sama za siebie – to prawdziwy łańcuch, w którym każde ogniwo należy do innej firmy. 

W praktyce każda firma z branży T&L ma szereg podwykonawców, których zatrudnia do realizacji zamówień składanych przez klientów.

Problem sprowadza się do tego, że każda firma, każdy podwykonawca, pracuje już na osobnym, wewnętrznym systemie informatycznym. I nie ma zgodności między tymi systemami! Mówiąc wprost – systemy te nie potrafią ze sobą „rozmawiać”, nie są kompatybilne. 

W rzeczywistości dyspozytorzy z każdej firmy muszą przesyłać sobie nawzajem pliki arkuszy kalkulacyjnych z danymi, które każdy dyspozytor musi ręcznie wprowadzić do systemu, na którym pracuje. Zajmuje to cholernie dużo czasu i gwarantuje, że nie wszystkie dane zostaną dostarczone. Mamy więc do czynienia z kosztownym, masywnym kawałkiem sera pełnym dziur. I – przykro to mówić – ten ser śmierdzi.

Rozwiązanie

Hublock będzie działał jako brama, gniazdo, do którego można podłączyć dowolny niestandardowy system informatyczny, nad którym pracują firmy logistyczne. Ta platforma wymiany danych umożliwi różnym systemom komunikowanie się ze sobą. 

W praktyce, jeśli firma A doda lub zmodyfikuje jakieś dane w systemie A, Hublock wyeksportuje i przekonwertuje je na format danych używany przez firmę B, a następnie – wdroży je do systemu B.

W ten sposób każda ze stron ekosystemu logistycznego będzie miała natychmiastowy, automatyczny dostęp do aktualnych informacji.

Korzyści?

Koniec z przeciążaniem pracowników ręczną i nieefektywną pracą;

Dostęp 24/7 do aktualnych informacji o statusie przesyłek i dostaw;

Zarządzanie pojazdami pod kątem zleceń złożonych w systemie;

Efektywna koordynacja czasu pracy pracowników; 

Dokładność inwentaryzacji;

Obniżenie kosztów logistycznych dzięki lepszemu planowaniu tras.

Czy jesteś gotowy, aby przyspieszyć rozwój swojej działalności logistycznej?

OK, do tej pory odkryłeś już pięć obszarów, którymi musisz zarządzać, aby zaoszczędzić czas i ograniczyć niepotrzebne koszty w swoim planie logistycznym.

Wniosek jest taki, że każda branża ulega cyfryzacji, podobnie jak transport i logistyka. Rozwiązaniem jest automatyzacja procesów i oprogramowanie do zarządzania logistyką.